公部門承辦人的 AI 省時術：計畫書、活動文案、公文摘要不用再從零開始

在台南文化局的工作坊，我問在場的承辦人：「你們手上現在同時有幾個計畫案在跑？」最少的說三個，最多的說七個。然後我問：「這七個案子裡，有幾個你覺得現在的進度是你真的滿意的？」全場沉默。

這不是能力的問題，是工作量的問題。公部門承辦人的現實是：每件事都急、每件事都要格式正確、每件事都要讓長官可以直接簽核，但人手就是這樣，沒有多的。

AI 幫不了你解決體制的問題，但它可以把你每個月都在重複做的幾件文書工作，速度加快一倍。

承辦人最常重複做的三件事，AI 全都能幫

第一件：計畫書的第一稿

每個新計畫案，你都要從頭寫一份計畫書。格式差不多，但每次都要重新打。這件事 AI 可以幫你做出第一稿，你再修改成符合這個案子的版本。

你會得到一份八成完成的草稿。剩下的兩成——加入你這個計畫的獨特背景、調整數字、確認符合你們單位的用語習慣——那是你的工作，也是你的專業判斷。

第二件：活動文宣和社群貼文

辦完活動還要發文宣，是承辦人另一個讓人頭痛的工作。尤其是文化局、社會局這類需要大量對外溝通的單位，一個活動可能要出：新聞稿、粉專貼文、LINE 推播、海報文案、報名頁說明，每一個格式和語氣都不一樣。

做法：先把活動基本資訊寫好（時間、地點、對象、亮點），然後請 AI 一次幫你產出所有版本。

第三件：會議記錄和公文摘要

開完會要寫會議記錄；收到上級公文要整理重點給主管看；長篇報告要摘要成一頁讓長官能快速批示。這些都是 AI 最擅長的事情。

把逐字稿、會議筆記、或公文原文貼進去，告訴 AI 你要的格式和重點，它能在幾分鐘內給你一份結構清楚的摘要。

公部門用 AI 的常見顧慮

資安問題

這是最常被提到的顧慮，也是合理的顧慮。幾個原則：不要把個人資料（民眾姓名、身分證號）放進去；不要把列管文件的完整內容放進去；用 AI 處理「文字結構和語言」，不是處理「機敏資訊」。

簡單說：把名字換成「某甲」、把敏感數字拿掉，讓 AI 幫你處理文字，你再把實際內容填回去。

長官不知道我在用 AI，可以嗎？

AI 是你的工具，就像你用 Excel 整理表格不需要特別說明一樣。重要的是：你要對最終產出的內容負責，確認內容準確、格式符合要求、語氣適當。AI 幫你做草稿，你做最終審核。這個分工是合理的，也是負責任的做法。

從哪一件事開始？

選你這週手上最讓你頭痛的一份文件。不需要是最重要的，是最讓你覺得「唉，又要重寫這個」的那一份。把它丟給 AI 試試看。

不會一次就完美，但你會看到：原來這件事可以這麼快有個起點。