以下是我們剛才30分鐘會議的筆記，幫我整理成：決議事項、每項行動負責人與截止日期、下次會議需確認的問題。[貼上會議筆記]
決議事項：
1. Q2 行銷預算提高至 NT$300,000（由財務確認）
2. 新品上線日期改為 5/15（產品組負責）
行動清單：
・ 小陳：5/1 前提交廣告投放規劃
・ 小林：4/28 前更新官網上線倒數
・ 主管：本週內回覆供應商報價
下次需確認：
・ 客服是否已增援？
・ 物流備貨量是否足夠覆蓋預估需求？
我問過很多中小企業的老闆：你們開會之後，有沒有發 meeting minutes 給與會者？大多數人會尷尬地笑一笑。
不是懶，是真的沒時間。會議結束，下一件事已經在等了。結果每次開完會，三個人對決議有三個版本的記憶，沒有負責人，沒有截止日期，兩週後開下一場會，第一件事是回顧上次決定了什麼。
這個問題 AI 可以在五分鐘內解決。
為什麼會議紀錄做不起來
會議紀錄的問題不是沒人想做，是做起來太麻煩。誰來記？記到什麼程度？怎麼分發？格式要統一嗎？光是「誰負責」這件事，很多公司就已經搞不定了。
更麻煩的是，記錄的人通常同時是參與者，邊開會邊記錄本身就是一種消耗。記不完整、記不準確，最後大家乾脆不記。
AI 改變這件事的方式很直接：你不需要「記錄」，你只需要「輸入」。
實際做法：三個輸入方式
方法一：會後貼筆記，讓 AI 整理
開會時隨手記，不需要整理、不需要格式。會後把這些零散的筆記貼給 AI，請它整理成：決議事項、行動項目（負責人 + 截止日）、待確認問題。
五分鐘內完成，直接貼到 Line 群或 Email 發出去。
「以下是我的會議筆記（不整齊沒關係）。請幫我整理成三個區塊：1. 決議事項 2. 行動清單（每項附上負責人和截止日期，從筆記中推斷，不確定的標示「待確認」）3. 下次會議需跟進的問題。用條列格式，清楚簡潔。」
方法二：會議錄音轉文字再整理
如果你的會議有錄音，可以用 Whisper（OpenAI 的免費語音轉文字工具）或 Otter.ai 先把錄音轉成文字，再交給 Claude 或 ChatGPT 整理。這個流程對一小時以上的重要會議特別有價值——你不需要自己聽完整段錄音。
方法三：會前讓 AI 幫你準備議程
更進一步的做法：開會之前，先請 AI 根據你的目標幫你列出議程和每個議題要達成的結論。這樣進場時就知道每個討論應該通往什麼決定，會議本身會快很多。
「我們明天有一個30分鐘的會議，目標是決定Q3行銷方向。與會者：行銷主管、業務主管、老闆。幫我列出5個必須討論的議題，每個議題標明要達成的具體結論（不是「討論」，而是「決定X還是Y」）。」
這不是在替代你的判斷
有人問我：「讓 AI 整理會議紀錄，會不會漏掉重要的隱性共識？」
會。所以 AI 整理的結果是草稿，不是定稿。你看過、確認過，再發出去。這個動作本身就是一次覆盤——你在確認 AI 的整理的同時，也在確認自己對這場會議的理解是不是跟大家一樣。
很多「開完會大家認知不同」的問題，就在這個步驟被發現了。
從會議開始，是因為這是最容易看到效果的地方
我跟很多企業談 AI 導入，通常會建議從會議記錄開始，不是因為這是最重要的應用，而是因為這是最快能感受到差異的地方。
從下一場會議試試看。開完之後五分鐘，把筆記丟給 AI，發出整理後的結論。看看與會者的反應。
大多數人的反應是：「我們以前為什麼沒這樣做？」
想讓團隊從一個習慣開始導入 AI？
聯絡季祥 Simon →